Оригиналы и копии документов в суде: что представлять и как заверять

В гражданском деле письменные доказательства представляют в подлиннике либо в виде надлежащим образом заверенной копии. Эта норма содержится в статье 71 ГПК РФ, а в арбитражном процессе действуют аналогичные правила статьи 75 АПК РФ. Проще говоря, простая копия без отметки суд вправе не принять, а подлинник нередко приходится предъявлять для сверки. Ниже разобрано, кто и как заверяет копии, когда нужен подлинник и что делать, если оригинал утрачен.

Материал справочный и не заменяет консультацию по вашему делу. Сайт — частный информационный ресурс.

Что означает надлежащим образом заверенная копия

Заверенная копия — это копия документа, на которой есть отметка «Верно», подпись заверяющего с расшифровкой, должность, дата и печать при её наличии. Заверять можно по-разному, и от вида документа зависит, кто это вправе сделать.

Копии личных документов — паспорта, свидетельства о рождении, брака — для суда обычно заверяет нотариус либо сверяет сам суд при предъявлении подлинника. Копии внутренних документов организации заверяет её уполномоченный сотрудник, а копии договоров между организациями — руководитель или лицо по доверенности.

Обычная ксерокопия, которую человек подписал сам, является доказательством лишь в том случае, если другая сторона не оспаривает её соответствие подлиннику. Как только оппонент заявит сомнения, судья потребует оригинал.

Когда суд вправе потребовать подлинник

Подлинник нужен, если на документе строится вся позиция: расписка, договор займа, акт, завещание. Суд также запросит его при оспаривании подписи, подозрении на подделку и в случае, когда копии отличаются друг от друга. Если подлинник утрачен, копии сторон не совпадают, а содержание оригинала нельзя установить другими доказательствами, суд не вправе считать факт доказанным только по копии (ч. 7 ст. 67 ГПК РФ).

Подлинник предъявляют в заседании, и после сверки суд возвращает его владельцу, оставив заверенную копию в деле. Если оригинал нужен для другого процесса, заявляют ходатайство о возврате до окончания дела, указав, зачем он нужен.

Суд при необходимости обязывает хранителя представить оригинал по определению. Это относится к банкам, организациям, государственным органам. Как оформить такую просьбу, объяснено в разделе об истребовании доказательств.

Кто и как заверяет копии на практике

Нотариус заверяет копию, сравнив её с представленным оригиналом, и ставит на ней удостоверительную надпись. Он не проверяет содержание документа, а только то, что копия верна. Для документов, выданных за границей, нужны перевод и дополнительное оформление, которое описано в соседнем справочном материале.

Организации заверяют копии печатью или подписью в соответствии с внутренним порядком делопроизводства. Если печати нет, достаточно подписи руководителя и указания должности. Нельзя ставить «Верно» на копии, если документа-оригинала в организации нет: такая отметка равна заверению недостоверного.

Судья вправе сам сверить копию с оригиналом в заседании и сделать об этом отметку в протоколе. Заранее выясните у помощника судьи, в каком виде суд принимает документы, ведь требования канцелярий различаются.

Если оригинал утрачен или удерживается другой стороной

Утрата подлинника не лишает права на доказательство. Можно предъявить копию и просить суд запросить оригинал у лица, у которого он находится. Если документ у оппонента, он обязан представить его по требованию суда либо объяснить причину невозможности. Если сторона удерживает документ и не представляет его, суд вправе обосновать выводы объяснениями другой стороны (ч. 1 ст. 68 ГПК РФ).

Когда оригинала нет вообще, а копий несколько и они расходятся, придётся строить позицию иными доказательствами: перепиской, свидетельскими показаниями, платёжными документами. Решение суд принимает, оценивая всю совокупность доказательств.

Утрата документа, подтверждающего долг, особенно опасна для кредитора. Поэтому подлинник расписки держат в защищённом месте, а в споре просят суд приобщить его к делу и вернуть после рассмотрения.

Электронные документы и распечатки

Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, признаётся равнозначным бумажному документу с собственноручной подписью (ч. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи»). Если подписи нет, распечатку электронного письма или сообщения мессенджера оформляют так, чтобы из неё было видно отправителя, получателя, дату и содержание.

Распечатку лучше удостоверить: нотариально, через осмотр письменного доказательства, либо хотя бы приложить скриншот с адресом отправителя. Электронную переписку удобнее заверять у нотариуса, чем доказывать подлинность через экспертизу.

Для подачи через электронный сервис суда документы сканируют с оригинала, а сами оригиналы берут на заседание. Заявитель отвечает за качество и полноту сканов.

Возврат документов после дела и хранение копий

Подлинники, приобщённые к делу, возвращают по просьбе представившего их лица, когда решение вступило в законную силу, а в деле оставляют копию, засвидетельствованную судьёй; раньше этого срока документ отдают, только если суд сочтёт это возможным (ст. 72 ГПК РФ). Заявление подают в канцелярию суда, указав номер дела и перечень документов. Заранее решите, нужен ли вам подлинник дальше: для исполнения решения, регистрации прав или другого спора.

Сохраняйте у себя полный комплект копий с отметками суда о принятии. В случае утраты дела или спора о составе приложений такая опись становится вашим доказательством того, что документы были переданы.

Практические ошибки и как их избежать

Частая ошибка — представить документы разными копиями, где обрезаны страницы или не видно печати. Вторая — не заверить копию, когда оппонент заявил возражение, и потерять время на отложении. Третья — отдать оригинал суду без копии, а потом остаться без документа для другого спора.

Перед заседанием сделайте комплект: оригиналы в папке, заверенные копии в трёх экземплярах для суда и сторон. Подпишите опись приложений и сохраните отметку о получении. Если вопрос о подлинности возник, не спорьте в заседании, а подайте ходатайство о проверке.

Консультация специалиста помогает заранее выстроить комплект так, чтобы суд не откладывал заседание из-за формальных недочётов. Проверьте статус юриста по реестру и сверьте условия договора.

Для связи с редакцией пишите на э.почту: konsultacia@лучшие-юристы-сочи.рф. Контакты адвокатов и юристов — участников рейтинга — на страницах не размещаются.